Wirtualna asystentka – realne wsparcie w prowadzeniu i organizacji firmy: biuro, raporty, pliki, organizacja, strona…

Czy planowanie ma sens – planowanie zadań na przykładzie planowania postów.

Wszyscy ciągle mówią i piszą o planowaniu.

Dostępna jest do tego niezliczona ilość narzędzi – od kolorowych papierowych planerów, po skomplikowane programy „wszytkomające”.

Co najciekawsze można tego wszystkiego używać i nie zauważyć żadnej różnicy.

Też tak masz?

Planowanie zadań
Harmonogram, plan zadań miesięczny.

Po co to planowanie zadań?

Czy to coś da, że będę siedzieć i myśleć dwie godziny (albo i dłużej, bo czemu nie) układać w kalendarzach, wpisywać w Asanę albo inny Clickup (to dlatego, że sama się nim ostatnio zachwyciłam) te wszystkie plany?

Czy stanie się coś, oprócz tego, że wszystko będzie mi pikać i wysyłać mejle lub przyciągać mój wzrok na tablicy korkowej nad monitorem?

Zacznę niezbyt odkrywczym w tym miejscu stwierdzeniem, że planowanie (ale takie właściwie zrobione) najbardziej jest niezbędne osobom, które kompletnie nie mają na nie czasu, bo są zbyt zapracowane.

Dlaczego?

Dla odzyskania czasu, wolności i świadomości czasu.

Trochę to brzmi jak tekst jakiegoś guru slow life, ale jest w tym wiele prawdy.

Jak zaplanować dobrze?

Tutaj będzie mały (i trochę niemiły – bo wzięty z życia) przykład – planowanie social media.

Zaplanowałam właśnie, że w:

  • W poniedziałek zajmę się postem A na FB, potem mam listę zupełnie innych niezbędnych zadań. I jeszcze pisanie wpisu na bloga.
  • We wtorek umieszczę ten wpis na blogu, przygotuję niezbędne grafiki.
  • A w środę przygotuję i zmieszczę linki do niego w moich social mediach. To będą dwa – jeden na FB i jeden na Instagram.
  • W czwartek rano przygotuję to regularny czwartkowy wpis na Facebooku.

Wszystkie te i jeszcze sporo innych mam rozpisane pięknie w tygodniowym harmonogramie.

Na kolorowo. I na wszelki wypadek rozpisane jeszcze jako taski w Asanie.

Świetnie, napracowałam się, jest pięknie zaplanowane, tylko co z tego?

To nie żaden plan, tylko (kiepsko) rozpisane zadania podzielone niepotrzebnie, przez co ta sama praca jest rozłożona na wiele dni.

Magiczne grupowanie zadań.

Warto spojrzeć ponownie na ten program i potraktować go jak klocki. Sprawdzić co z czym się łączy odpowiednio.

Ile trwa przygotowanie postu na Facebooka?

W zasadzi od 15 do 30 minut, chociaż przy przygotowaniu jakiegoś bardziej wymagającego może nawet dłużej.

Za każdym razem trzeba do tego usiąść, włączyć niezbędne programy – do przygotowania grafiki, do napisania, wrzucenia.  Potem jeszcze poprawić i sprawdzić.

Teraz musimy  tylko poprzestawiać nasze klocki w planie i pogrupować.

W skrócie – chodzi o zestawianie takich samych i powtarzalnych zadań w grupy i po prostu robienie ich „hurtem”.

Zaplanuj posty!

I wcale nie chodzi mi o kolejny przepis na odchudzanie.

Jeśli przygotowujemy post za każdym razem przed publikacją, zajmuje nam to dużo więcej czasu, musimy za każdym razem znaleźć na to czas i jeszcze te nerwy, jak wpadną inne zajęcia w momencie, kiedy powinniśmy przecież wrzucić kolejny post już za chwilę!

Pogrupujmy nasze zadania – oddzielnie stworzenie wpisów i postów – ale na przykład do wszystkich mediów na cały tydzień.

Przygotujmy razem wszystkie niezbędne grafiki, a dodatkowo stwórzmy sobie szablony dla grafik cyklicznych – raz nad nią popracujemy, a potem dorzucamy tylko odpowiednie napisy, czy foto i gotowe w kilka minut.

Na końcu zaplanujmy planowanie 😉

Mamy szczęśliwe czasy, w których mamy dostęp do prawie niezliczonych (w tym również darmowych) narzędzi do planowania i organizacji naszych mediów. Siadasz, ustawiasz i wrzucasz wszystko razem, a potem w odpowiedniej chwili post się publikuje sam, a Ty tylko sprawdzasz statystyki…

Możesz tak zaplanować posty na fanpage, na Instagram, wpisy na bloga (tak, tam też można ustawić datę publikacji) i wiele innych zadań.

W ten sposób zyskasz wiele czasu. Jeśli nie wierzysz – zmierz sobie w jakimś programie czas wykonywania tych zadań normalnie i potem pogrupowanych.

Kwestia narzędzia.

I przyzwyczajenia.

Wyrobienia rutyny.

Spokój, jaki uzyskujemy kiedy wszystko gotowe i można ze spokojną głową zająć się innymi sprawami – bezcenny!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *