W tym wpisie podpowiem, od czego zacząć planowanie czasu w kalendarzu Google jak i zarządzać w nim zadaniami. Podrzucę Ci kilka ustawień przydatnych na początku, zanim zechcesz przejść do bardziej rozbudowanych systemów zarządzania zadaniami. Dowiesz się, co warto wiedzieć i ustawić w kalendarzu.
Dlaczego przy opisie kalendarza wspomniałam o zarządzaniu zadaniami? Dowiesz się w dalszej części artykułu.
Tak naprawdę, w wielu przypadkach taki system w zupełności wystarczy. Przynajmniej dopóki się nie rozpędzisz i nie uznasz, że potrzebujesz czegoś więcej, wtedy polecam na przykład Asanę!
Jeśli Twój system – to brak systemu i informacje i daty w wielu miejscach (mail, papierowy kalendarz, karteczki, notatnik i pliki i faktury), to kalendarz Google może Ci naprawdę pomóc i zaoszczędzić sporo czasu.
Również dlatego, że to narzędzie jest powszechne i znane – przynajmniej pobieżnie – prawie każdy ma do niego dostęp.
Jednak nie każdy miał okazję zajrzeć do ustawień tego kalendarza i nie orientuje się w tym, ile można tam zrobić.
Kalendarz, a raczej kalendarze (bo przecież możesz mieć ich tam więcej – o czym napiszę dalej) dają sporo możliwości, które pozwolą nam całkiem dobrze zorganizować sobie miesiąc, tydzień i dzień.
A równocześnie to, co daje sam kalendarz, czyli przypomnienia o terminach w bardziej i mniej odległej przyszłości mamy w tym samym narzędziu.
W dodatku kalendarz Google bardzo łatwo zsynchronizujesz na wszystkich narzędziach, przeglądarkach, w telefonie – wszędzie gdzie tylko zechcesz.
Od czego zacząć – czyli co warto ustawić w kalendarzu Google
Najlepiej od ustawień. Czyli dostosuj kalendarz do siebie, a nie siebie do kalendarza!
Planowanie czasu w kalendarzu Google warto zacząć od ustawień – zacznij od wyświetlania – czyli ustaw widok, jaki Ci odpowiada i dalsze:
- czy chcesz widzieć weekendy (widoki możesz łatwo przełączać na bieżąco),
- od jakiego dnia zaczynasz tydzień (standardowo jest w systemie amerykańskim – od niedzieli – możesz sobie przestawić na poniedziałek),
- długość trwania spotkań – bardzo fajna sprawa,
- pamiętaj, że masz do dyspozycji ustawienia ogólne – ale warto też zajrzeć do ustawień poszczególnych kalendarzy.
Wiele kalendarzy – po co Ci to?
Możesz dodawać sobie w swoim koncie osobne kalendarze.
Do czego między innymi może Ci się to przydać?
- kalendarz pracy możesz mieć oddzielny od prywatnego,
- możesz nałożyć wszycie kalendarze na siebie i widzieć jak masz rozplanowany czas i czy spotkanie z klientem nie koliduje z wizytą dziecka i ortodonty,
- możesz wyłączyć widok kalendarza prywatnego przy pracy,
- a prywatny udostępnić komuś z rodziny,
- dorzucać na plan pracy udostępnione kalendarze współpracowników, by zaplanować wspólne spotkanie,
- rozdzielić różne zadania na różne kalendarze i mieć je poukładane kolorami,
- dorzucić kalendarz świąt innego kraju.
Przejdźmy do siły kalendarza – skupmy się na planowaniu wydarzeń
Jeżeli kalendarz Google kojarzy Ci się z zapisywanym dat spotkań oraz imienin koleżanek i przypomnień o fakturach, to mam dla Ciebie coś jeszcze.
To potężne narzędzie do rozplanowania czasu i zadań!
Pozwoli określić Ci ramy czasowe do codziennych zadań – tu potężną bronią są wydarzenia cykliczne:
- możesz przykładowo ustawić blok czasowy na sprawdzenie poczty zawsze od 9:00 do 9:30,
- ustawić czas na cotygodniowe zajęcia, zadania, regularne spotkania i inne zadnia kilkoma kliknięciami do końca roku, a nawet świata! A przynajmniej Googla 🙂
- do wszystkiego otrzymać przypomnienia – według ustaleń – nawet kilkakrotne,
- oraz ustawić sobie możliwość przesyłania na e-mail codziennie rano listy zadań na dzisiaj! Tylko pamiętaj, by ustawić to dla każdego kalendarza osobno jeśli masz ich kilka.
Jak na kalendarz z datami, trzeba mu przyznać, że oferuje całkiem sporo
Jeśli Twoje działania w firmie przypominają chwilami błądzenie i poszukiwanie informacji zaginionych w mejlach, telefonie, na karteczkach i w notatniku… To warto spróbować się polubić z tym kalendarzem. Według mnie spokojnie spełni wymagania pierwszego task managera i listy todo (zwłaszcza że ma ją też wbudowaną) pozwoli trochę usystematyzować działania.
A w następnym wpisie, pokażę Ci jak za pomocą kalendarza Google zastosować metodę pomodoro!
Zajrzysz?
