Wirtualna asystentka – realne wsparcie w prowadzeniu i organizacji firmy: biuro, raporty, pliki, organizacja, strona…

Jak mierzyć czas wykonywania zadań i po co to przedsiębiorcy?

Po co przedsiębiorca miałby mierzyć swój czas pracy? Freelancer, wiadomo, musi wiedzieć, co ile trwa – chociażby do wyceny i często też rozlicza się godzinowo (jak na przykład wirtualna asystentka), ale inny przedsiębiorca – po co? Przecież i tak pracuje 12 godzin na dobę 🙂

Jak mierzyć czas wykonywania zadań i po co to przedsiębiorcy? Obrazek do wpisu z zegarkiem.

Dlaczego warto mierzyć czas wykonania zadań?

Może zrobisz kiedyś eksperyment i sprawdzisz, ile czasu zajmują Ci poszczególne czynności w trakcie pracy? 

Bardzo do tego zachęcam, żeby zaleźć sobie trochę czasu na taki eksperyment.

Na szczęście do sprawdzenia tego nie musisz zapisywać w notesie każdej czynności i sprawdzać na zegarku godziny rozpoczęcia i zakończenia tej czynności. Chociaż można i tak 🙂

Tu przychodzą Ci z pomocą gotowe narzędzia, technologia jak zwykle daje nam sporo możliwości.

Ja długo używałam Toggl (darmowa wersja jest całkiem wystarczająca), ale w pewnym momencie przesiadłam się na Clockify (też używam na razie darmowej wersji) i jakoś tak zostało. Może dlatego, że nie lubię pająków… nawet tych narysowanych. (Kto zalogował się w Toggl – wie, o co chodzi).

Taki program, to niesamowita pomoc dla freelancera takiego jak ja, rozliczającego się godzinowo z wykonanych zadań. Tak naprawdę może być też rewelacyjnym narzędziem w każdej pracy. 

Możesz na przykład sprawdzić, ile dokładnie zajmuje Ci napisanie postu na bloga, ile przygotowanie i techniczne i wrzucenie go na blog i tak każdym zadaniem.

Dla mnie dodatkowym plusem jest to, że przez wtyczkę w przeglądarce Chrome działa mi rewelacyjne. Przycisk pojawia się dokumentach Google – jak to piszę, to mogę tylko włączyć timer i wyłączyć jak skończę, a on zapisze mi to wraz z tytułem.

Zrzut kawałka ekranu - Clockify - podłączony w dokumentach Google - Jak mierzyć czas wykonywania zadań
Clockify – podłączony w dokumentach Google

Tak samo mam go w Asanie – wystarczy kliknąć przy danym tasku i już program rejestruje czas wykonania tego akurat zadania.

Możesz mi wierzyć, to bardzo wygodne!

Potem oczywiście mogę uzupełnić sobie hurtem te zapisy w samym programie. Dodać  te czasy do odpowiednich projektów, dodać tagi, po których mogę sprawdzać i robić różne raporty. Nie tylko w samym programie, ale mogę też zrzucić do pliku CSV i zaczytywać jednym kliknięciem do gotowego pliku.

A tam już robię dodatkowe i bardziej szczegółowe rozliczenia. 

Licz się ze swoim czasem!

Ale wracając do tego, co możesz z tym zrobić:

  • możesz sprawdzić, ile zajmuje Ci zrobienie danego zdania,
  • zobaczyć, czy przekazanie go komuś (podwykonawcy, czy pracownikowi) ma sens i ile powinno to zająć niej więcej.
  • niejednokrotnie można się zdziwić ile czasu może zająć coś, co wydawało się „chwilą” 🙂

Możesz sprawdzić, ile czasu zajmuje zajęcie się czymś jednorazowo, a ile kiedy zajmujesz się podobnymi zadaniami w grupie

To jeden bardzo ciekawych sposobów na sprawdzenie i policzenie sobie czasu, który poświęcamy na zadania poboczne w biznesie. Łatwiej też określić ile i jakie zadania warto oddelegować komuś, by ten czas móc przeznaczyć na coś, co jest znacznie wyżej nie liście priorytetów. 

Może też się okazać, że czas, jaki poświęcasz na jakieś zadania, nie jest wart takiej ilości czasu i nie przekłada się wystarczająco na zyski. Jjakiekolwiek, nie tylko finansowe. Ułatwi też trudną decyzję o rezygnacji z nieopłacalnych działań.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *