Wirtualna asystentka – realne wsparcie w prowadzeniu i organizacji firmy: biuro, raporty, pliki, organizacja, strona…

Organizacja płatności w Asanie, czyli jak nie zapominać o zapłaceniu za faktury i rachunki sprzed trzech miesięcy.

Testowałam różne narzędzia, które miały być moją „pamięcią zewnętrzną” dotyczącą wszelkich płatności (faktur do zapłaty). W końcu znalazłam najlepsze (dla mnie) rozwiązanie, aby nie zapominać o zapłaceniu za faktury. Zaczęłam używać do tego Asany! Po co mi czołg do wyrównania kretowiska? Oto dlaczego 😉


Główna graika - organizacja płatności w Asanie, czyli jak nie zapominać o zapłaceniu za faktury i rachunki.

Asany używam od długiego czasu, jednak nie była to wcale miłość od pierwszego wejrzenia, a raczej związek aranżowany i zdecydowanie z rozsądku. 

Nie stroniłam od testowania innych narzędzi, bo tak naprawdę nie miałam też naprawdę wielkich projektów do obsługi, gdzie Asana pokazałby, na co ją stać. 

Ma wady jak każdy, wiec zrozumiecie, że myślałam o innych i zazdrościłam, że Clickup, to daje więcej … do czasu 🙂

Kilka miesięcy temu zaczęłam używać Asany do czegoś zupełnie innego. 

Faktury w domu, to coś, co każdy ma i znam całe mnóstwo ludzi, którzy mają z tym problem.

U siebie to ja od zawsze się tym zajmowałam i pilnowałam wszystkich terminów. 

Ale w momencie, kiedy zaczęły się sprawy firmowe i doszły do tego sprawy klientów, to jednak było już za dużo by ryzykować, że o czymś zaponę. 

Excel najlepszy na wszystko – pod warunkiem, że tam zaglądasz.

Wypróbowałam i testowałam różne metody na to, by w wielkiej ilości obowiązków jakimś cudem nie zapominać o zapłacie za faktury.

Oczywiście zawsze pierwszy na mojej liście jest Excel… 😉

Kiedyś miałam nawet w taką Excelową listę z ulubionymi przepisami i opisem wraz z linkiem do strony przepisu – taką Excelową książkę kucharską 😉

Ale odpływam za daleko od sedna…

Przetestowałam:

  • listy w Excelu (oczywiście!)
  • różne programy typu listy todo
  • zapisywanie w kalendarzu (Google)
  • i tak dotarłam do Asany

Z tych wcześniejszych powiem, że całkiem dobrze też sprawdzał mi się kalendarz Google. Wysyłał przypomnienia i nie było większych problemów – ale to temat na osobny wpis.

W pewnym momencie z większością zadań prywatnych i firmowych przeniosłam się do Asany. Porobiłam osobne projekty i największą zaletą tego rozwiązania, jest przede wszystkim to, że wszytko mam w jednym miejscu.

Otwieram i mam gotową listę rzeczy do zrobienia na dziś i jeszcze na mejlu mam wiadomość z najbliższymi zadaniami – w tym właśnie lista najbliższych płatności). 

Jeśli już używasz Asany, ten sposób może Ci się spodobać. Ale jeżeli jeszcze nie masz tam swoich projektów, to proponuję zacząć od czegoś prostszego, na przykład kalendarz Google. Chyba, że planujesz organizację wielu stref, a nie tylko nie przypominajkę o płatnościach 🙂

A do Asany z pewnością warto się przekonać, zwłaszcza prowadząc biznes. Chociaż dla niektórych pewną niedogodnością może być to, że nie ma polskiej wersji językowej.

Jak to wygląda technicznie? 

Utworzyłam osobny projekt dla płatności.

Podzieliłam na odpowiednie sekcje, a w sekcjach płatności jako pojedyncze taski (ale możesz to zrobić również jako pojedynczy task – z płatnościami w subtaskach i zadziała w zasadzie tak samo):

  •  Płatności jednorazowe – (jak opłata wstępna za rezerwację, którą mam opłacić do jakiejś daty) – wszystkie, o których NIE chcę zapomnieć, za to chcę maksymalnie odroczyć
  • Stałe – miesięczne – wszystkie standardowe miesięczne opłaty jak na przykład telefon, internet, kursy dzieciaków, czynsze i podobne. Dlaczego nie wprowadzam stałych przelewów w banku? Bo to mogą być różne kwoty, płacę z różnych rachunków i chcę mieć realny wpływ na, to kiedy i jak znika mi kasa z konta… tak jakoś 😉 
  • Oraz inne/kwartalne – tu wpisuję rzeczy, typu opłaty, które płacę raz na 2 miesiące, podatek, czy inne płatności w częściach. Opłaty dla kontrahentów, u których mam dłuższe terminy płatności i podobne.
Obraz Asany - projekt płatości - podział na sekcje - nie zapominać o zapłaceniu za faktury.
Jak to u mnie wygląda.

Czy to działa, czyli czy już nie zapomnisz zapłacić faktur?

Tylko jak wpisujesz 😉 

Niestety tu, jak przy większości tego typu rozwiązań jest konsekwencja we wprowadzeniu informacji do systemu.

Dostaję fakturę – wpisuję od razu KONIECZNIE tego samego dnia i oznaczam właściwe daty. Jeśli to ważne, by dotarło na konto odbiorcy w tej dacie, to ustawiam datę dzień, dwa wcześniej.

W przypadku stałych – ustwiam to od razu – po kliknięciu zrobione (mark complete). Utworzy się od razu taki sam task na następny miesiąc. I tak każdego danego dnia miesiąca – aż do wyłączenia, lub końca świata 🙂 

Chodzi przecież o twoje pieniądze – czyli cash-flow

Jeśli już używasz Asany do innych zadań, to rozwiązanie może zmniejszyć problemy za zapominaniem o fakturach.

Spotkałam przedsiębiorców, którzy wieczne zajęci różnymi rzeczami, co jakiś czas zapominali o tej czy innej fakturze. To mogło mieć przełożenie na kontakty z kontrahentami.

Zwłaszcza jeżeli nie masz plików, w których robisz przepływy, płatności i wszytko jest do sprawdzenia w jednym miejscu. A często nawet jak masz, to i tak nie chce Ci się zaglądać tam codziennie i sprawdzać, czy nie masz jakichś faktur do opłacenia.

Za to na listę zadań zaglądasz codziennie, a nawet jeśli nie – to dostaniesz informację na mejla, że się zbliżają terminy! 

Wszystkie opisane wyżej możliwości są dostępne z planu darmowego Asany i nie jest to wpis sponsorowany, ale przetestowane możliwości!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *