Planowanie w małym biznesie — od czego zacząć — podstawy „dla zielonych” na przykładzie działalności freelancerskiej.
Z planowaniem jak ze wszystkim — jeśli nie masz nic — zacznij od ogólnego zarysu.
Całkowite podstawy do „ogarnięcia” na początek to przychody, koszty i wynik.
Trzeba powolutku rozpisać sobie to w arkuszu kalkulacyjnym — wystarczy oczywiście kartka, ale tylko na początku. Później, jeśli myślisz o tym na serio, to kartka nie wystarczy, nie przyjmie wszystkich wymaganych zmian.
W arkuszu wszytko jedno, jakim zaplanuj ogólny budżet. To pozwoli Ci sumować, sprawdzać wersje, rozpisywać coraz więcej szczegółów. Ja uwielbiam Excela, ale możesz skorzystać z darmowych arkuszy takich jak:
- Arkusze Google,
- Open Office,
- Libre Office.
W zależności od tego, jaką prowadzisz działalność, wybierz co łatwiej Ci oszacować — przychody czy koszty i powoli zacznij rozpisywać.
Jeśli potrzebujesz takiego bardzo prostego planu, to w Excelu i Google są nawet gotowe szablony takich arkuszy.
Jeśli jednak naprawdę nie wiesz, od czego zacząć i potrzebujesz takiego podstawowego, prostego arkusza — to zajrzyj tutaj — przygotowałam taki prosty arkusz „dla zielonych”. Możesz go pobrać tutaj.
Przychody — ile potrzebujesz?
Przykładem niech będzie działalność freelancera.
W takiej działalności są naprawdę ciężkie do oszacowania, bo często nie wiesz, ile będziesz mieć zadań i jakich.
Przecież zawsze coś wiesz, prawdopodobnie już masz jakieś projekty w toku, wypisz je po kolei i przypisz do każdego z nich umowną lub oczekiwaną kwotę przychodów.
Jeżeli to możliwe rozpisz od razu na konkretny miesiąc. Jeśli nie wiesz, kiedy zakończysz — weź zapas, przynajmniej miesiąc lub dwa. Do tego zawsze warto dopisać kolejny wiersz, w którym wpiszesz kwoty kontraktów oczekiwane (planowane). Załóż jakieś kwoty mniejsze lub większe, pamiętając, że to tylko założenia.
Przypisz konkretne kwoty, które są potrzebne, by Twój biznes przetrwał i miał się dobrze.
Sprawdź, jaka jest różnica między kwotą potrzebną a tą, jaką już masz wpisaną w aktualnych kontraktach. Teraz wiesz, ile musisz pozyskać.
Warto nawet mgliście przygotować sobie rok, jak nie jesteś w stanie — zacznij od najbliższego kwartału.
Teraz czas na koszty.
Koniecznie rozpisz wszystkie koszty, jakie masz:
- Zacznij od tych, które masz co miesiąc, jak ZUS, opłaty za telefon, internet.
- Na końcu uwzględnij opłaty, które masz raz w roku jak np. opłata domeny, hostingu itp. – dzięki temu też o nich nie zapomnisz.
- Potem pomyśl, co Ci jest potrzebne, może w trakcie roku musisz wymienić telefon, komputer, dokupić jakiś sprzęt? Uwzględnij to, jeśli nie wiesz w jakim miesiącu, wpisz na koniec roku.
- A teraz dodaj jeszcze jeden wiersz. Nazwij go, jak chcesz — rezerwa na ryzyka, nieprzewidziane koszty, narzut i wpisz kwoty — najlepiej jak to będzie 20-25% całych kosztów rozpisanych równo na wszystkie miesiące. To zapas, który musisz założyć, bo co jak komputer spadnie, albo nagle trzeba będzie zainwestować w jakiś sprzęt, albo program do jakiegoś ważnego zlecenia?
Jeśli obędzie się bez tego, to ten zapas przejdzie do wyniku, ale bezpieczniej go mieć w planie.
Pamiętaj, że plan jest dla Ciebie — wpisz koszty, które są autentycznie powiązane z działalnością. To nie książka przychodów i rozchodów. Zastanów się nad każdym kosztem i wpisz sobie, tylko koszty, których by nie było, gdyby nie działalność. Niektórzy mogą w koszty wpisać cześć czynszu, czy opłat, które i tak przecież by ponosił.
Sam zdecyduj, czy chcesz je mieć w planie.
Jaki jest wynik tych operacji?
Teraz porównaj podsumowanie przychodów i kosztów w każdym miesiącu osobno i narastająco — sprawdź, czy po wpisaniu kosztów nie przyda się poprawienie kwot przychodów, jakie są potrzebne do dobrego działania Twojej firmy. Czy ten oszacowany wynik Cię zadowala?
Do czego służy wynik narastająco?
Warto zaznaczyć, że niektóre biznesy, czy projekty są specyficzne i nie dają regularnego zysku co miesiąc, ale na przykład co trzy. Przy wyniku narastającym widzisz, jak układają się kolejne miesiące, czy przychody, które otrzymasz za trzy miesiące pracy, pokryją koszty tych trzech miesięcy. Monitorowanie może być kluczowe — warto sprawdzić, czy dany kontrakt się zwraca.
Czy widzisz, ile to Ci daje?
Już sam taki podstawowy zarys pokazuje:
- Jak wiele masz jeszcze klientów do pozyskania lub produktów do sprzedania.
- Czy Twoje ceny nie są za niskie, żeby działalność przynosiła wystarczające zyski i satysfakcję.
- Czy jesteś w stanie zmieścić wszystkie potrzebne zadania w czasie.
- Masz w kosztach plan opłat, więc nie zapomnisz o tych nieregularnych.
- Możesz na bieżąco kontrolować koszty i sprawdzać, czy masz wystarczający zapas na dodatkowe zakupy. Lepiej kontrolujesz wynik firmy — dzięki czemu wiesz na bieżąco jakie działania podejmować.
A co jeśli sprzedaję przedmioty, a nie usługi?
Prawdopodobnie o wiele łatwiej będzie oszacować kwoty — ale będzie o wiele więcej pozycji na liście.
I jeśli już jakiś czas działasz — to warto posłużyć się danymi historycznymi.
O tym postaram się napisać innym razem.
A co jeśli produkuję?
Tutaj planowanie jest trudniejsze do oszacowania, bo często trzeba jeszcze brać pod uwagę kolejne etapy produkcji itp., jednak od czegoś warto zacząć.
W następnych wpisach postaram się napisać:
Co robić z tym planem co miesiąc.
Jak skorzystać z danych historycznych.
Kto zaczyna od jutra planować?
A jeśli uznasz, że przyda Ci się wsparcie w wymyśleniu jak to zrobić lub zaprojektowaniu samego pliku — zapraszam serdecznie do współpracy.
