Czyli jak technicznie policzyć ile tak naprawdę kosztuje Cię godzina pracy.
(ok. 9 minut czytania)
Temat pracy wirtualnej asystentki jest Ci bliski i zastawiasz się czy nie zacząć w ten sposób pracować. A może już pracujesz, ale wciąż zaskakują Cię problemy z wyceną swojej godziny pracy, to prawdopodobnie wpis dla Ciebie.
Pewnie nie raz już wdziałaś na grupach odpowiedzi w stylu „przelicz sobie, ile Cię kosztuje jedna godzina Twojej pracy”.
Złota podpowiedź (serio!), ale wiem, że na początku możesz mieć z tym trudności i zastanawiać się JAK to realnie zrobić?
W tym artykule mam dla Ciebie trochę podpowiedzi i dodatkowo praktyczne narzędzie. Mam nadzieję, że pomogą Ci zacząć liczyć, a przede wszystkim podejmować na tej podstawie dobre dla Ciebie decyzje.
To wpis szczególnie dla Ciebie jeśli tematy liczb i tabelek nie są Ci ani trochę bliskie. I nie potrafisz się sama zmobilizować, żeby zrobić odpowiedni kalkulator i policzyć to sobie odpowiednio.
Nie martw się. Nie musisz być mistrzynią matematyki, ani profesorem (profesorką?) ekonomii, żeby ogarnąć kilka niezbędnych rzeczy (w sensie liczb) dla swojego biznesu.
Od czego zacząć wycenę godziny pracy VA?
No bo od czegoś przecież musisz zacząć?
I rozumiem jeśli kompletnie nie wiesz od czego, a dlatego tak bardzo rozumiem, że sama tam byłam.
Pracuję już od 3 lat jako VA, ale wcześniej przez 12 lat pracowałam w dziale finansowym sporej firmy. Bo moja historia zaczyna się podobnym punkcie. Za tydzień idę do pracy na zastępstwo i pierwsze co mi będzie tam potrzebne, to Excel. A ja potrafiłam co najwyżej zrobić tam prostą sumę…
A w dodatku nigdy nie czułam się mistrzynią matematyki… ale to temat na dłuższe historie, a nie konkretny wpis, a teraz do brzegu!
Po pierwsze budżet od początku — czyli koszty…
Budżet — to brzmi tak skomplikowanie…
A to tak naprawdę jedna lub dwie tabelki i wpisanych kilka liczb.
To tak naprawdę wpisane do jakiejś poręcznej tabelki Twoje przychody i koszty.
A jeśli dopiero zaczynasz lub planujesz — to przychody i koszty prognozowane (czyli Twoje przypuszczenia — najlepiej poparte czymś sensownym ;)).
Ja szczerze polecam zasadę:
👉 wyjść od swoich kosztów,
👉 następnie wziąć pod uwagę potrzeby i marzenia,
👉 a dopiero na końcu zweryfikować to z rynkiem.
Widziałam już niejeden rząd ciągnących się w nieskończoność komentarzy pod wpisami na fejsie, ile powinna wynosić stawka. I zgadzam się, że wielu przypadkach działająca na rynku VA powinna się cenić. Kłopot w tym, że nie dla każdego ta cena jest i musi być taka sama.
Bo Ty nie jesteś statystycznym przypadkiem — jesteś Tobą — jedynym i niepowtarzalnym przypadkiem 🙂
Zresztą sama nie raz na początku (i nie tylko) przeglądałam cenniki innych VA, żeby się rozejrzeć.
To oczywiste i naturalne!
Ale musisz wziąć pod uwagę, że coś, co opłaca się komuś — wcale nie musi opłacać się Tobie. I odwrotnie.
Bo tak naprawdę jeśli nie zaczniesz od porządnej analizy realnych kosztów swojej działalności, to nie wiesz, na co się piszesz.
Bo owszem, na początku możesz lecieć na wielu darmowych programach. Uczyć się z darmowych webinarów i szkoleń rozrzuconych po całych internetach — bo w końcu tam jest wszystko!
Sama bardzo długo tak robiłam.
ALE !
Musisz wziąć pod uwagę jedną ważną rzecz.
Co kiedy będziesz musiała dorzucić kilka programów i opłacać je co miesiąc (gwarantuję, że przyjdzie to szybciej, niż myślisz). Chociaż sama byłam długo (i nadal jestem) zwolenniczką bezpłatnych rozwiązań, to z czasem przychodzą rzeczy, za które chcesz płacić, żeby było lepiej, łatwiej i/lub szybciej, itp.
📌 Zechcesz się szkolić. Nie dziś — to za 3 miesiące przyjdzie oferta na szkolenie i skusisz się. Bo VA wiecznie się przecież szkolą — i mówię to na własnym przykładzie 😉
📌 przejdziesz na DG i zaczniesz opłacać ZUS, podatki i inne.
📌 a może zorientujesz się, że pora kupić komputer, który udźwignie obróbkę filmów albo grafik?
Przecież nie będziesz zmieniać cennika co miesiąc (chyba że nie masz klientów to luzik 🙂 )
Jakie koszty brać pod uwagę?
Dlatego pierwszy krok — siadasz i rozkminiasz wszystkie koszty, jakie przyjdą Ci do głowy. Koszty, jakie w ciągu kilku miesięcy będziesz lub możesz mieć:
📌 programy, subskrypcje, dostępy,
📌 podstawowe koszty obsługi firmy — księgowa, podatki, VAT (jak nie jesteś VATowcem to i tak zagraniczny Cię prawdopodobnie dopadnie jak kupisz jakiś program, albo zrobisz reklamę na FB), ZUS, umowy gotowe lub prawnik,
📌 dodatkowe koszty — cykliczne (np. roczne) – jak OC działalności, opłaty za domenę, SSL, czy hosting,
📌 szkolenia — ile chcesz na nie przeznaczyć miesięcznie/kwartalnie,
📌 sprzęt niezbędny do działania firmy (nie mam na myśli najnowszego iPhone’a, bo jest ładny i „chciałoby się” — tylko, minimum niezbędne Ci do pracy),
📌 wsparcie (np. podzlecenie rzeczy, których nie chcesz robić sama np. logo, strona, branding — nie mówię, że to musisz mieć od razu — ale jeśli chcesz — wlicz w koszty,
📌 inne wyżej niewymienione — wszystko, co przyjdzie Ci do głowy, może musisz sobie kupić wygodne krzesło, aby kręgosłup Ci się nie rozpadł po kilku miesiącach. A może potrzebujesz pracować w miejscu innym niż dom? Może potrzebujesz spotkać się regularnie z klientami na kawę w kawiarni (to też Twój koszt!),
📌 jeszcze inne — czyli porzuć listę i znów do niej zajrzyj po kilku dniach 🙂 — materiały biurowe (nawet tusz i papier do drukarki — bo nawet pracując zdalnie, czasem zdarza się coś wydrukować, może jakieś książki o tematyce biznesowej. Popytaj znajomych o najdziwniejsze koszty, jakie im niepodziewanie spadły na firmę.
Wszytko co przyjdzie Ci do głowy.
Jak już prowadzisz firmę i masz koszty — to będzie Ci łatwiej. Bo po prosu pozbierasz papiery z ostatnich miesięcy i będziesz wiedzieć znacznie więcej.
Teraz wyceń, chociażby mniej więcej — jeśli nie masz jeszcze firmy — większość kwot sprawdzisz w Google, albo na stronach programów itp.
Co mam teraz zrobić z tą listą kosztów?
Następnie analizujesz te wszystkie koszty, i dzielisz na:
🔴 te, które są niezbędne — by realnie działać lub zacząć,
🔴 te, które nie są niezbędne, ale dają Ci realny zysk w postaci — kasy (bo np. więcej zarobisz, jak będziesz obsługiwać płatny program graficzny), czy oszczędzania Twojego czasu lub siwych włosów (np. księgowa — szczególnie w czasach „nowegoheheładu”) – te chcesz mieć — musisz je wziąć pod uwagę,
🔴 i na końcu te, które możesz na razie odpuścić (np. w tym roku) – przykładowo kurs, o jakim marzysz, ale nie wpłynie on na realne zamówienia (przynajmniej nie od razu). Albo zatrudnienie podwykonawcy do czegoś, czego sama nie lubisz, ale potrafisz — te możesz odłożyć na listę następnych — jak już ustabilizujesz biznes i będziesz myśleć o rozszerzaniu oferty i dalszych zmianach cennika.
Jak już masz to pięknie podzielone, to bierzesz pierwsze dwie kategorie i sumujesz je. Pamiętaj, by podzielić te koszty, które są np. roczne, czy kwartalne — na odpowiednią liczbę miesięcy i również posumuj, żeby zobaczyć, jakie możesz mieć miesięczne koszty.
Teraz czas na rezerwę.
Zwłaszcza na początku warto dorzucić jeszcze jakieś 15-20% rezerwy na sprawy nieprzewidziane.
Bardzo polecam. Świat nie daje się łatwo przewidzieć, (zwłaszcza w ostatnich latach), a to nie wygląda ładnie, jak co 3 miesiące umawiasz się z klientem na trudną rozmowę, bo nie przewidziałaś jakichś kosztów…
Szczególnie że przy niektórych metodach rozliczenia mamy teraz jeszcze zdrowotne od dochodu, które przy naszej pracy potrafi być owiane tajemnicą do ostatniego dnia miesiąca…
Ale to nie miejsce na takie rozkminy, bo już i tak ten artykuł robi się przydługawy i nie wiem, kto dotrze tak daleko.
Teraz masz sumę kosztów w miesiącu — to Twoja podstawa.
Teraz potrzebujesz drugiego — sekretnego składnika magicznego napoju Gallów…
Mierz siły na zamiary… czyli sekretny składnik.
Tak, praca VA — to nie tylko wybite na timerze godziny dla klientów.
To przełączanie się między zadaniami i klientami, to kłopoty techniczne/sprzętowe.
Uczenie się nowych programów, przełączanie między zadaniami, spotkania, udział w rekrutacjach.
Własny marketing, analizy i raporty i wszelka organizacja firmy, księgowość (nawet jeśli tylko przygotowanie dokumentów dla księgowej — to jednak). A na końcu jeszcze musisz sama po sobie posprzątać biurko 🙂
Serio 🙂
A tego czasami potrafi być nawet tyle godzin, co wypracowanych dla klientów!
I za te godziny nikt Ci nie zapłaci. ALE musisz je znaleźć — bo bez nich nie zdobywasz klientów, biznes się nie kręci.
Przynajmniej przez pierwsze lata (miesiące, jak jesteś szczęściarą).
Potem możesz już żyć ze stałych klientów i poleceń. Jednak części obowiązków związanych z obsługą różnych klientów i firmy nigdy nie będziesz w stanie ograniczyć, czy nawet przekazać. Bo w końcu to Ty jesteś właścicielką tej firmy!
Te godziny musisz zarezerwować w swoim kalendarzu. Dlatego musisz uwzględnić w kalkulatorze — ILE REALNIE możesz pracować godzin dla klientów dziennie, tygodniowo i miesięcznie.
Czyli na ile godzin masz podzielić te twoje koszty, by wyszła Ci właściwa kwota. Od niej zaczniesz (nie pracę, ale dalsze ustalanie stawki).
Przemyśl to naprawdę dobrze.
W zależności od Twojej sytuacji, jeśli przykładowo masz cały dzień. Czyli nie musisz zajmować się dziećmi, domem, inną pracą, to realne do wyrobienia w takim normalnym 8-godzinnym systemie pracy jest 5-6 H dzienne. Uwierz mi, to więcej niż wyrabiasz na etacie — bo tam efektywnej pracy masz max. 4 godziny.
Tak to wygląda — i na ten temat mogłabym cały osobny wpis zrobić (może kiedyś).
Czyli liczysz:
Ile godzin dziennie * ile dni w tygodniu (może np. nie możesz pracować w piątki) *4 tygodnie dla uproszczenia.
I teraz wrzucasz to kalkulator w którym: podajesz kwotę kosztów (ile musisz zarobić miesięcznie, żeby zwróciły Ci się koszty):
🔴 podajesz, ile godzin miesięcznie możesz pracować,
🔴 dorzucasz kwotę, jaka by Ci się przydała, żeby przeżyć (tu pomoże podobna analiza kosztów i potrzeb prywatnych) – czyli ile chciałabyś zarobić,
🔴 i wyskakuje Ci magiczna liczba mówiąca wszytko.
Teraz dopiero możesz się porównać i cennikami innych asystentek i zastanowić — czy mieścisz się w „normie”.
Pamiętaj jednak, że nie zawsze musisz się w niej zmieścić, bo:
❌ Na początku możesz mieć dużo mniejsze koszty, tylko dorabiać do etatu, mieć ograniczoną liczbę dostępnych godzin, przez co możesz mieć niższą stawkę (przez jakiś czas).
❌ Twoja oferta może się różnić od innych, możesz mieć specjalizacje, umiejętności, które pozwalają na znacznie wyższą stawkę, czy pracę w bardzo ograniczonym czasie.
No dobra, pochwal się co Ci wyszło z tych magicznych zabaw cyferkami 😉
Czy zdziwiłaś się bardzo, czy tylko trochę?
No to teraz przed Tobą najłatwiejsze, czyli zapewnienie sobie klientów na pełną liczbę dostępnych godzin!
Gotowe narzędzie
Tutaj mam dla Ciebie gotowy kalkulator, gdzie sobie to wszytko wstawisz i sprawdzisz co Ci wyjdzie 🙂
Zapisz się poniżej, a podeślę Ci link do niego. Sama go używam, by co jakiś czas policzyć stawki i sprawdzić, czy już pora na zmiany 🙂